MANUAL DE POLÍTICAS

Y MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL

VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”

N.I.T.900.071.311-4

RESPONSABLE

VARGAS URICOECHEA SAS “ CAPITAL WORK”

Dirección; CALLE 94 N° 21-76 

TELEFONO: 314 8671575

Correo electrónico: info@capitalwork.co

Versión de Diciembre de 2018

 

TABLA DE CONTENIDO

 

  1. Introducción 

 

  1. Objetivo 

 

  1. Marco Legal 

 

  1. Definiciones 

 

  1. Principios

 

  1. Procesos 

 

  1. Recolección 
  2. Autorización 
  3. Consultas, actualización, rectificación y supresión 
  4. Aviso de Privacidad 
  5. Medidas de seguridad 
  6. Reclamos 

 

  1. Tratamiento 

 

  1. Finalidad 
  2. Derechos del Titular 
  3. Deberes del responsable 
  4. Deberes de los Encargados 

 

  1. Varios

 

  1. Registro Nacional de Bases de Datos 
  2. Contacto 

 

  1. Vigencia

 

 

  • OBJETIVO

 

 

El presente manual tiene por objeto definir las políticas y procedimientos que debe seguir VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” con respecto al manejo de la información personal en observancia de los planteamientos constitucionales, legales y jurisprudenciales de Colombia.

El Manual contiene etapas, documentos, obligaciones instrucciones, controles y garantías que gobernarán el desarrollo de las actividades de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” en materia de captura y tratamiento de información personal.

En ese sentido, el Manual busca detallar los procesos a agotar, con el fin de constituir una herramienta de conocimiento y consulta para los trabajadores de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” en el ejercicio de las funciones que involucren el manejo de datos personales.

 

 

  • MARCO LEGAL

 

 

  1. Constitución Política de Colombia, artículo 15. 
  2. Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
  3. Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  4. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010. 1377 de 2013 Y Decreto Único 1074 de 2015.
  5. Sentencia de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y  sentencia C-748 del 2011.

 

 

  • DEFINICIONES

 

 

Por disposición legal y para lograr la protección de la información personal que VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” tenga o llegue a tener, las siguientes palabras tendrán los significados que se indican:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio.

Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni que es público, cuya divulgación interesa, además de al Titular, a cierto sector específico, grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, datos financieros.

 

Dato Privado: Es el dato relevante únicamente para el Titular, por ser íntimo y reservado.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede ser utilizado a causar discriminación por revelar su origen racial, o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Consulta: Es la revisión que hace el Titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” y que se logra a través de una petición del Titular, según los procedimientos establecidos en este Manual.

Transferencia: Sucede cuando el Responsable o Encargado del tratamiento de la información, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro Responsable que se encuentre dentro o fuera del país.

Transmisión: Es el tratamiento de los datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el objeto sea realizar un Tratamiento por parte del Encargado, pero por cuenta del Responsable.

Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita que general el Responsable de los datos, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Manejo de la Información Personal, el cual le será aplicable, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento.

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

 

 

  • PRINCIPIOS

 

 

En virtud del Tratamiento de los Datos Personales, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas de la recolección, autorización, tratamiento, almacenamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

 

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos está sujeto a las leyes colombianas vigentes y aplicables a la materia, especialmente las enumeradas en el capítulo de Marco Legal. 

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales está sujeto a una finalidad legítima y legal, la cual debe ser informada a su Titular. 

Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales por parte de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” solamente puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

 

Principio de veracidad o calidad: La información personal que maneja VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia: VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” garantiza al Titular, el derecho a obtener información de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones. 

Principio de acceso y circulación restringida: VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” se obliga a que el Tratamiento de datos personales solamente podrá hacerse por las personas autorizadas por su Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 

Principio de seguridad: VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” se obliga a manejar los datos personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas de que disponga y que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” garantiza que todas las personas a su cargo, que administran, actualizan o tienen acceso a datos personales conocen el presente Manual y están informados de los principios legales que gobiernan el Tratamiento de datos personales, en especial el de Confidencialidad, y se obliga a informar el deber que les asiste de no revelar a terceros y mantener en reserva la información.

 

 

  • PROCESOS

 

 

Los datos personales que sean tratados por VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” responderán al siguiente procedimiento:

 

  1. Recolección

 

VARGAS URICOECHEA SAS realizará la recolección de datos directamente de su Titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo.

De acuerdo con la naturaleza de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” se podrá recolectar la información por los siguientes mecanismos: a.) directamente a través de sus usuarios y/o titulares y/o proveedores y/o clientes de los productos o servicios que se derivan del objeto social de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”. b) a través de terceras personas con quien VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” realiza acercamientos para la  comercialización de productos y/o servicios sin que exista una relación contractual entre las partes. La recolección de los datos se realiza por medio de  avisos de publicidad, internet, acercamiento directo, diligenciamiento de hojas de recepción de datos. c) Por intermedio de internet, a través de diligenciamiento de test que aplican las personas que ingresan voluntariamente a la página web de la empresa d) por bases de datos que se adquieren legalmente de terceras personas, y que cumplan con los parámetros establecidos por la ley de datos de protección de datos personales e) Por cruce de datos personales y/o bases de datos con empresas análogas o de objetos sociales similares al de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”.  

Entre las mismas sedes de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” podrá haber intercambio de datos, el cual deberá estar previamente autorizado por el Titular.

 

  1. Autorización

 

VARGAS URICOECHEA SAS solicitará del Titular de los datos personales, su autorización previa expresa e informada, para poder proceder con el Tratamiento de los mismos. 

La autorización deberá ser manifestada por escrito, en medio físico o magnético (correo electrónico, formatos estructurados de las páginas  web, etc.), telefónicamente (por grabación) siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior a través del diligenciamiento de un formato de consentimiento, el cual deberá contener, por lo menos, lo siguiente:

    • Nombre e identificación del Titular.
    • El tratamiento que se le dará a los datos.
    • La finalidad del Tratamiento.
    • La advertencia de la naturaleza facultativa de entregar la información.
    • Los derechos que le asisten como Titular de la información.
    • Los medios con que cuenta para ejercer esos derechos.
    • Los datos de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” disponibles para el cruce de comunicaciones y para ejercer sus derechos, tales como, correo físico, correo electrónico, teléfono y el nombre y cargo de la persona encargada de dichos trámites.

Se entenderá que el Titular ha dado su autorización a VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” para el Tratamiento de la información personal, cuando de manera voluntaria la entregue a VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” por cualquier medio, sin perjuicio del deber de informar el uso que se dará a la misma.

 

  1. Consultas, actualización, rectificación y supresión

 

El Titular de la información, en cualquier momento y sin restricciones, podrá solicitar a VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” a través de documento escrito o por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento siempre y cuando se pueda mantener prueba de está, la información sobre los datos personales que maneje en sus bases de datos.

La información solicitada podrá consistir en consultas, actualización, rectificación o supresión de la información personal y quien haga la solicitud, deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta, actualización, rectificación o supresión.

La comunicación la deberá dirigir el Titular a la persona que VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” ha designado para tal fin, cuya información se hará conocer al Titular cuando se solicite su autorización para el Tratamiento de los datos. 

VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” garantizará la existencia de un canal habilitado siempre para recibir esta clase de solicitudes.

Una vez recibida la solicitud, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” cuenta con un término de diez (10) días hábiles para resolver la consulta a través del correo electrónico suministrado por el Titular y en ausencia de éste a su dirección física.

Cuando por cualquier motivo a VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” no le fuere posible atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del Titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del Titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son:

  • Causahabientes.
  • Representantes debidamente reconocidos.

En cuanto a la supresión de los datos personales, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” advierte que la misma se hará de conformidad con las indicaciones del Titular, que podrá consistir en la eliminación total o parcial de la información, sin embargo se advierte que la supresión no es un derecho absoluto y que por lo tanto VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” puede negarla en los siguientes casos:

  • Que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • Que la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Que los datos personales que tenga VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” del Titular sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente protegidos del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
  • Que la eliminación de los datos implique para VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”. la obligación de terminar la prestación de un servicio que se encuentre en trámite, situación está que devenga en un incumplimiento del contrato con VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” por parte del Titular y, por lo tanto, detrimento económico.

 

  1. Aviso de Privacidad

 

VARGAS URICOECHEA SAS deberá comunicar a todos los Titulares de la información personal que maneje, sobre la existencia de este Manual y mantener soporte escrito de la autorización de cada titular, el cual deberá contener, como mínimo:

  • La indicación de que el Tratamiento de sus datos se regirá por lo contenido en el Manual.
  • Los fines para los cuales se utiliza su información personal.
  • El medio a través del cual podrán conocerlo (Link).
  • Los datos de contacto de la persona con la cual se podrá comunicar para consultas.

 

  1. Medidas de seguridad

 

En desarrollo del principio de seguridad, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para ello establecerá el protocolo de seguridad interno, el cual divulgará y será de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”.

 

  1. Reclamos

 

Cuando el Titular de la información personal advierta un indebido o incorrecto uso de sus datos por parte de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” podrá presentar una reclamación formal por escrito bien sea por medio físico o por correo electrónico a la empresa, la cual deberá contener, por lo menos lo siguiente,

  • El nombre, identificación y domicilio del Titular.
  • Si se presenta a través de persona diferente del Titular, los documentos que acrediten la calidad con la cual se presenta. 
  • La descripción detallada, clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
  • La dirección a la que debe enviarse la respuesta.

De acuerdo con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” cuenta con un término de  quince (15) días hábiles a partir del día siguiente de su recibo para resolver la consulta a través del medio que indicó el Titular en su reclamo.

Cuando por cualquier motivo a VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” no le fuere posible atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.

Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  

 

 

  • TRATAMIENTO

 

 

 

  • Finalidad

 

 

Los datos personales que VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” recolecte y trate, se utilizarán para:

 

  • Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
  • Informar sobre el estado de los trámites que cursan a través o con el concurso de VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”
  • Informar sobre cambios en los productos y/o servicios  ofrecidos por la Empresa y que tengan relación con la relación existente con el usuario y/o titular de la información.
  • Solicitar evaluaciones sobre los productos y/ servicios prestados por la Empresa y su personal.
  • Hacer estudios internos sobre consumo de nuestros clientes con miras a optimizar el servicio prestado por VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK”.
  • Compartir incluyendo la transferencia, y/o transmisión de sus datos personales a terceros países o empresas aliadas comerciales para los fines relacionados con nuestra operación.  
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con o por usted.
  • Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.
  • Proveer nuestros productos y/o servicios requeridos o no por Usted.
  • Informar sobre nuestros productos y/o servicios que estén relacionados o no con el contratado adquirido por Usted.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

 

 

  • Derechos del Titular

 

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

  • Deberes del Responsable

 

 

    • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

  • Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

  • Deberes de los Encargados

 

 

    • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de conformidad con este Manual.
  • Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

  • VARIOS

 

 

 

  • Registro Nacional de bases de datos

 

 

VARGAS URICOECHEA SAS se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes y sus reglamentos.

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015 VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” procederá con el registro de sus bases de datos y este Manual en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

  • Contacto

 

 

Para todos los fines del presente Manual, VARGAS URICOECHEA SAS “CAPITAL WORK” ha designado al Área Administrativa Encargado Principal del Tratamiento de la Información, cuyos datos de contacto son:

 

Cargo: Asistente Administrativo

Dirección: calle 94 N° 21-76 , Teléfono: 3148671575

            Correo electrónico: info@capitalwork.co

 

 

  • VIGENCIA

 

 

El presente Manual rige a partir del 1 de Diciembre de 2018 y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.